5.4 Evaluatie organisatieontwerp.
Werken aan zeggenschap met minder taakbelasting
Gors werkt aan de ontwikkeling van de organisatie. Dit startte in 2020 met een evaluatie van het organisatieontwerp en kreeg in 2021 verder vorm. Een belangrijke verandering is de invoering van een nieuwe functiemix. De inzet is een betere ondersteuning voor de teams, zodat zij zaken makkelijker kunnen regelen, de communicatie verbetert en snellere besluitvorming mogelijk is. Waar in 2021 met name gebouwd werd aan het ontwerp, zal dit in 2022 tot daadwerkelijke uitvoering komen.
Andrea Klap vertelt dat in 2020 het werken met zelfverantwoordelijke teams is geëvalueerd. Hieruit kwamen een aantal knelpunten naar voren. Zo bleek het moeilijk te zijn om tot besluiten te komen, zorgden de aanvullende taken voor extra werkdruk en liepen de contacten met de ondersteunende diensten, zoals facilitair of personeelszaken, soms moeilijk. Andrea: “Aan de hand van de evaluatie concludeerden we dat we op zoek moesten naar een manier waarop de zeggenschap bij de teams kon blijven, maar met minder taakbelasting.”
Nieuwe rol: coördinerend begeleider
Andrea vertelt dat in 2021 wat betreft het organisatie-ontwerp twee zaken samenvielen. “Naast de evaluatie, die leidde tot de conclusie dat de organisatie aangepast zou moeten worden, speelde ook de introductie van de nieuwe zorgvisie Triple-C. Daarvoor moet binnen ieder team iemand worden aangesteld die de coördinatie binnen het team op zich neemt. De evaluatie en Triple-C leidden uiteindelijk tot de keuze om de functie van coördinerend begeleider toe te voegen aan de woonteams. Deze begeleider werkt inhoudelijk mee met het team en heeft gelijktijdig een organisatorische, coördinerende rol. Daarmee wordt de coördinerend begeleider een centraal aanspreekpunt binnen het team.” De introductie van deze nieuwe functie zal geleidelijk plaatsvinden in de komende twee jaar.
Ontstaan van een nieuwe functiemix
Naast deze nieuwe rol is een andere verandering dat de begeleider 4 de ondersteuningsplannen zal gaan maken, in plaats van de zorgregisseur. Die laatste functie zal in verband daarmee langzaam worden afgebouwd. “Ook de formatie bij de teamcoaches bouwen we mettertijd af, omdat het regelen en coördineren nu voor een belangrijk deel bij de coördinerend begeleider komt te liggen”, aldus Andrea. “Eigenlijk werken we aan een nieuwe functiemix als antwoord op de nieuwe organisatiestructuur en de invoering van Triple-C. We verwachten dat we daarmee tegemoet komen aan de ondersteuningsbehoefte van de teams.”
Taakhouderskaarten
Naast het toewerken naar concrete aanpassingen in 2022 is het jaar 2021 ook gebruikt om al daadwerkelijk stappen te zetten. Zo zijn de taakhouderskaarten geïntroduceerd. “We hebben met de ondersteunende afdelingen gekeken hoe we de taken van de taakhouders kunnen vereenvoudigen. De taakhouderskaarten zijn daarbij een handige leidraad. Ze vertellen duidelijk wat je bij een ondersteunende afdeling kunt neerleggen en hoe je dat doet. Uiteindelijk zijn we namelijk toch weer enkele taken wat meer centraal gaan organiseren om de teams te ontlasten.”
Wat ging goed?
De zelfverantwoordelijke teams ervaren meer zeggenschap.
Wat kan beter?
De taakbelasting is soms groot. Met een nieuwe functiemix wordt een deel van die belasting weggehaald bij de teams.