1.3 Reflecties op het rapport – 1 Interne bespreking.
Een onderdeel van het kwaliteitsrapport is dat betrokkenen uit de organisatie meepraten, we noemen het “in gesprek over het kwaliteitsrapport”. Op donderdag 7 april is deze klankbordsessie georganiseerd. In vier verschillende groepen hebben 24 collega’s, waaronder leden van de centrale cliëntenraad, leden van de ondernemingsraad, leden van de raad van toezicht, ervaringsdeskundigen en vrijwilligers gesproken over het kwaliteitsrapport.
Voor deze bijeenkomst was het rapport in vier onderdelen opgedeeld, waarbij per gesprekstafel één onderdeel is besproken. Alle groepen deelden op een positief kritische wijze hun reacties in de gesprektafels, die door een lid van regiegroep werden begeleid.
Opvallend was de positieve stemming onder de deelnemers: fijn om elkaar weer in levende lijve te ontmoeten en in gesprek te gaan over de inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen bij Gors. Per gesprekstafel is een kort verslag gemaakt met actiepunten waaronder: tekstuele aanvullingen, verbetersuggesties voor het volgende rapport en organisatorische aanbevelingen en leerpunten voor elk onderdeel van het kwaliteitsrapport. Deze actiepunten worden in het managementteam besproken.
- Algemene punten en Home
Onder de aanwezigen leven een aantal verschillende meningen over de opmaak, zo vindt de één de opmaak mooi en kleurig en ervaart de ander deze als veel te druk. De nieuw toegevoegde voorleesfunctie ervaart men als prettig, maar de robotachtige stem vinden velen storend. Ook missen verschillende mensen een geprinte versie van het rapport. De cliëntsamenvatting met filmpje wordt gemist door de ervaringsdeskundigen. Deze is later alsnog toegevoegd. Sommige collega’s geven aan dat ze verhalen uit het afgelopen jaar missen, anderzijds wordt gemeld dat het rapport te veel verschillende artikelen bevat. Ook zijn de bouwstenen uit het kwaliteitskader niet altijd voldoende herkenbaar voor de lezers. Ervaringsdeskundigen en vrijwilligers missen verhalen over hun betrokkenheid bij de organisatie. De toegevoegde reflectie-kopjes zijn helder, maar men vraagt zich wel af op welke manier er een vervolg aan deze punten wordt gegeven.
- Cliëntervaring
De werkwijze binnen DWL sluit aan bij de zorgvisie Triple C. DWL-Medewerkers ervaren dat het soms nog moeite kost om het DWL plan bij te werken, vanwege computervaardigheden. Medewerkers die deze taak in de toekomst binnen wonen krijgen, willen eerst een cursus voordat ze hieraan beginnen. Ook is er gesproken over de effecten van de organisatiewijziging voor de zorgregisseurs.
De gedragsdeskundigen adviseren en ondersteunen teams bij de Wzd, naast de cursus met ondersteuning van de ervaringsdeskundige geeft dit medewerkers handvatten. De aanbeveling om de Wzd trainingen te herhalen wordt gedaan, naast de tip om ook voorde jongere doelgroep al te bekijken hoe er met onvrijwillige zorg wordt omgegaan, zo ontstaat er meer bewustwording in de organisatie.
Medezeggenschap is – afhankelijk van de populatie – op verschillende niveaus vormgegeven. Het opgetekende verhaal komt van een locatie waar de medezeggenschap steeds meer samen met cliënten is georganiseerd maar dat lukt niet overal. Hoe gaat de organisatie om met locaties waar de medezeggenschap minder ver ontwikkeld is? En hoe zorgen we ervoor dat dit ook uitvoerbaar blijft binnen de beschikbare capaciteit?
Het cliënttevredenheidsonderzoek wordt ervaren als een afvinklijstje, dit heeft vooral te maken met de huidige vorm van het instrument. Door de lage respons geven de uitkomsten weinig inzicht, ook sluiten de vragenlijsten niet voor iedere doelgroep binnen Gors aan. Meerdere betrokkenen geven aan dat ze graag meedenken over een ander instrument.
- Zorgaanbod
Bij de intakeprocedure zitten veel mensen aan tafel en worden veel vragen gesteld, dit ervaren sommige nieuwe cliënten als overweldigend, wordt opgemerkt. Ook staan sommige appartementen langer leeg dan gewenst door verschillende omstandigheden en verloopt het proces van plaatsing niet op iedere locatie hetzelfde. Er wordt opgemerkt dat het handboekartikel over het primair proces verouderd is.
De invloed op de verschillende scholingen ervaart men als groot. Dat is gezien de complexer wordende doelgroep prettig. Al is de ervaring van medewerkers ook dat op sommige locaties de complexiteit sneller toeneemt dan dat er aan zorgcompetenties kan worden bijgeleerd. Het up-to-date houden van de locatieprofielen is essentieel om goed zicht te houden op competenties en scholingen die nodig zijn om op de locatie te werken.
Het praktijkleren is een mooie vorm die prettig voor cliënten werkt. Dit betreft echter maar 2% van alle cliënten. Op welke manier de overige cliënten zich ontwikkelen wordt gemist in het rapport. Ook is ingebracht dat het DWL-aanbod zich met name op de Bevelanden lijkt te richten en niet altijd goed verdeeld is over de regio’s. In de ene regio zit het vol, terwijl de andere regio lege locaties heeft. Aanbeveling is verder om de opgedane ervaringen bij dagbesteding op de eigen locatie nog beter met elkaar de delen.
De ambities rond NAH cliënten worden als wisselend succesvol ervaren. Op de ene locatie loopt dit beter dan op de andere locatie. Het aanbieden van vrije tijd activiteiten aan de NAH groep krijgt nog onvoldoende vorm.
- Borging, veiligheid
Alhoewel via de titel borging de inhoud van het item niet direct heel duidelijk is voor lezers, is het filmpje waarin de veiligheidsmedewerker de kijker meeneemt tijdens zijn werk een mooi staaltje van borging in de praktijk. In het algemeen is de ervaring dat de borging van de veiligheid binnen teams niet altijd goed op orde is en dat bijbehorende taken bij ziekte en uitval niet worden overgepakt. De in het handboek gepubliceerde taakkaarten geven veel houvast, in sommige teams zijn schaduw-taakhouders aangesteld. Daar verloopt de overname van taken beter. Bij de informatie over corona, via corona-updates, blijken lezers vaak door te moeten klikken voordat ze bij de gezochte informatie komen.
Het interview over de AVG-poli geeft te weinig inzichten in de ervaren knelpunten, zoals wachttijden en hoge werkdruk. De twee interviews met de verpleegkundigen en hun leidinggevende hadden gezien hun overlap ook in één item gepast.
- Medewerkers, ontwikkeling
De vraag wat er precies wordt bedoeld met de flexibele beschikbaarheid van de eigen medewerkers, wordt nader uitgezocht en toegelicht in het interview over de inzet van externe medewerkers. Verder is er gesproken over de waarde van het instrueren van een externe medewerker, bijvoorbeeld middels een warme overdracht en heldere werkinstructies. Ook het nadenken over de inzet van vrijwilligers voor lager gekwalificeerd werk en het breder inzetten van het eigen flexibele inzetbare team (FIT) kwam aan bod.
In de werving van nieuwe medewerkers, die wordt gestimuleerd vanuit het project arbeidsmarktcommunicatie, wordt de meet en greet als succesvol ervaren. Hoewel het niet geheel helder is wanneer deze werkvorm wordt ingezet. Ook liggen er mogelijkheden in het sneller opstarten van de werving en selectie procedure als er formatieruimte ontstaat. Het helder in beeld hebben van de wensen inzake meer of minder uren binnen het team is daarbij van belang. Ook blijkt de hoge lichamelijke belasting op sommige locaties een reden voor nieuwe medewerkers om af te haken. Het is niet duidelijk of de verwachtingen helder zijn en in hoeverre domotica al voldoende wordt ingezet. De suggestie wordt gedaan om feedback op te halen uit exitgesprekken, het is niet helder wat hiermee nu wordt gedaan.
Het prachtige leeraanbod wordt niet volledig benut. De reden hiervan is niet helder. Ook is het opmerkelijk dat er een lage opkomst bij een verplichte training wordt gesignaleerd. Verschillende tips zoals het beter faciliteren van een team, een directe reminder naar collega’s en het onderzoeken of trainingen de juiste lengte en frequentie hebben worden gedeeld. Een scholingsaanbod voor vrijwilligers wordt gemist evenals de mogelijkheid om teambuilding via de afdeling leren te organiseren. Ook aanvullende expertise op het gebied van medicatie is iets wat medewerkers missen.
De artikelen over de evaluatie van het organisatieontwerp en Triple C gaven medewerkers duidelijkheid over de gemaakte keuzes. Deze uitleg en inzicht in het verloop van het proces hebben medewerkers voorheen niet altijd ervaren. Medewerkers meenemen door bijvoorbeeld iedere maand een korte vlog te plaatsen is een tip.
- Organisatie, feiten en cijfers
Privacy is een onderwerp wat aandacht behoeft, ervaart men. Het centraal kantoor is bijvoorbeeld veel te gehorig en er is te weinig ruimte om privacy gevoelige gesprekken te voeren. In het algemeen is aandacht nodig voor het gedrag en het privacy bewustzijn bij medewerkers. Ook is meer bekendheid over de werkzaamheden van stichting Vrienden wenselijk.
Met een tas (eh…. laptop) vol waardevolle suggesties en een drankje sloten we deze levendige middag af.